“Begin vorig jaar werd het nieuwe BI-platform bij Cicero gelanceerd. Het resultaat daarvan was groter dan alleen een beter inzicht in data. Het nieuwe platform bracht zoveel meer snelheid en flexibiliteit. Daardoor werden onze gebruikers steeds enthousiaster en kwamen zelf met geweldige verbeteringen en nieuwe ideeën. Een jaar verder zijn vele processen geprofessionaliseerd, dashboards uitgebreid en nieuwe databronnen, zoals slimme meters, gekoppeld. We zijn nu ook al bezig om met data voorspellingen te doen.”
Aan het woord is Ype Jan Bekkering (specialist business intelligence). Hij vertelt over het project dat in maart 2020 van start ging. Het BI-platform dat toen gebruikt werd, was zwaar verouderd. Het systeem was niet voldoende ge-update en sommige rapportages kostten een halve dag om geproduceerd te worden. De afhankelijkheid van de leverancier zorgde er ook voor dat aanpassingen en verbeteringen lang duurden of niet plaatsvonden. “Een verre van gewenste situatie”, blikt Ype Jan terug. “Dat moest anders kunnen. We vonden het bedrijf ProAnalytics dat werkt met het wereldwijd gebruikte ‘Power BI’. Hun visie op kennisoverdracht was precies waar Cicero behoefte aan had.” Belangrijk was dat aan het eind van het project alle kennis zou worden overgedragen zodat Cicero zelf verder kon en nooit meer afhankelijk was van een leverancier.
Van maart 2020 tot begin 2021 werd gebouwd aan een compleet nieuwe rapportage omgeving. Tijdens dat proces werd nauw samengewerkt met een stuurgroep en met key-users, die de gebieden kwaliteit, HR, finance en zorgregistratie vertegenwoordigden. Iedereen kon zo voor zijn eigen onderwerpsgebied aangeven welke rapportages gewenst waren en meebeslissen over definities en welke data uit welke bronnen relevant waren. Voor de locatie- en zorgmanagers werd er een rapportage gebouwd waarin deze onderwerpgebieden allemaal terug te vinden waren.
"DE HELE ORGANISATIE LEEK EEN BOOST TE KRIJGEN VAN DEZE NIEUWE MANIER VAN WERKEN"
Lancering
De betrokkenheid van alle groepen was duidelijk merkbaar bij de lancering. De gebruikersaantallen stegen snel en binnen enkele maanden kwamen al de eerste ideeën voor verbeteringen of nieuwe dashboards. Omdat Cicero zelf de kennis in huis had, kon dit snel opgepakt worden. En omdat er gewerkt wordt met een ticketsysteem kunnen vragen efficiënter beantwoord en nieuwe ideeën snel doorgevoerd worden.
Enkele maanden na de lancering valt op dat er veel meer grip op de datastromen en kwaliteit is. Waar vroeger her en der nog weleens een trucje werd uitgehaald om een bepaald rapport toch nog via een ‘Excelletje’ uit te draaien, weet iedereen nu het platform te vinden en hoeft er niet meer om het systeem heen gewerkt te worden. “Daarmee bewaak je de kwaliteit van de data en het gebruik daarvan in de organisatie. Het systeem is immers altijd up-to-date”, vult Ype Jan aan.
Onuitputtelijke databronnen en ideeën
Geïnspireerd door de mogelijkheden werden ook andere processen geoptimaliseerd. Zo werd het cliënttevredenheidssysteem (de zogenaamde Nazorgmeting) geprofessionaliseerd door het gebruik van Office forms. Toen deze data voorhanden waren, kon ook deze ontsloten worden in de BI-dashboards.
“De hele organisatie leek een boost te krijgen van deze nieuwe manier van werken, waarin we snel konden schakelen en uitproberen. De ideeën groeiden”, vertelt Ype Jan verder, “zo werden ook openbare data, zoals die uit ZorgkaartNederland, ontsloten en besloten we de ‘loggegevens’ van bijvoorbeeld de zorgtechnologiesystemen te koppelen. Dat laatste leverde direct een beter inzicht op over de tijden dat de alarmknop (de verpleegoproep) het meest gebruikt werd, waardoor de inzet van medewerkers wellicht anders ingepland zou kunnen worden.”
Maar ook niet zorggerelateerde data gaven interessante informatie. Zo ging de afdeling Vastgoed & Facilitair aan de slag met het uitlezen van de slimme energiemeters, waardoor betere analyses gemaakt konden worden over het verbruik en opbrengsten van de verschillende locaties.
Kwaliteit
Doordat iedereen nu zelf ervaart hoeveel waarde deze data echt hebben voor de organisatie wordt ook steeds duidelijker hoe belangrijk de kwaliteit van die data is. “Je merkt dat iedereen daar nu veel meer waarde aan hecht, processen optimaliseert en data invoer goed in de gaten houdt. Waar we vroeger niet zeker wisten of de data wel klopten, weten we dat nu wel. Dat is natuurlijk erg belangrijk. Je kunt dan zonder voorbehoud beslissingen nemen aan de hand van wat je
in je dashboards ziet.”
Toekomst voorspellen
Ype Jan ziet nog veel meer nieuwe mogelijkheden: “Nu we al deze data voorhanden hebben, komen we bij de volgende stap. Kunnen we met deze informatie prognoses maken? Kunnen we bijvoorbeeld gaan voorspellen wat het valincidentenpercentage is bij bepaalde zorg, type cliënten of tijdstippen?”
Daarnaast ziet Ype Jan ook veel mogelijkheden met meer geavanceerdere analyses. “Nu richt men dashboards vaak nog maar in op één onderwerp en wordt er weinig gedaan met kruisverbanden. Terwijl dit hele interessante informatie zou kunnen opleveren. Wat als je ziekteverzuim en productiviteit tegen elkaar afzet, de zorgzwaarte meeneemt of het aantal cliënten? Zou je dan een score kunnen uitrekenen waarmee je veel beter inzicht krijgt in wat de impact is van al deze zaken op elkaar en daarmee op je team?”
Ten slotte begint de data in het dataplatform door alle verrijkingen dermate interessant te worden dat deze ook weer uit het platform geëxporteerd wordt om weer in andere tools te gebruiken, waardoor die ook weer beter werken. Zo kan de data uit de slimme energiemeters aangeleverd worden aan de Milieubarometer die gebruikt wordt voor het MTZ-keurmerk.
Zo zie je dat de organisatie met elke uitbreiding weer een stukje slimmer wordt. “Voor een ieder die zich geïnspireerd voelt door al deze ideeën staat mijn deur altijd open om verder te brainstormen.” sluit Ype Jan af.
—
Bron: Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met magazine Cicerone.
Inspiratiesessie Data In De Zorg
Kan je niet wachten om zelf ook zo’n boost aan je organisatie te geven? Neem dan contact op met onze senior BI consultant in de zorg, Dennis de Kock, en plan ook een vrijblijvende inspiratiesessie in. (d.dekock@proanalytics.nl of 31 6 23605342).